2. července 2019

Kdysi sekretářky „xeroxovaly“, teď asistentky „sharují“

„Zeptej se asistentky, ta to bude vědět.” Slýcháte tuto větu často? Není se čemu divit. Vedle uklízečky a recepční jste to právě vy, kdo má podle kolegů ve firmě přehled o všem. A to nejen o drbech, kdo, co, kde a s kým. Jako asistentka nebo office manažerka musíte především zvládat řešit veškeré problémy spolupracovníků, aby firma celkově fungovala.

Sekretářka vs asistentka

Inzerátů „hledáme sekretářku” už moc nenajdete. A není to pouze změnou názvu pozice na anglický výraz. Pravá ruka ředitele, potažmo celého týmu, musí zařídit jeho správné fungování a řeší velkou část agendy za své kolegy. Není to „jen” o zadávání schůzek do kalendáře, kopírování, vaření kafe a chození na poštu. I když se to spoustě lidí nebude líbit, asistentka je v podstatě mozkem firmy. Bez ní by těžko šlapala tak, jak má. 

Dnes se žádná firma neobejde bez moderních technologií. Běžte i vy s dobou a využijte jich naplno. Přinášíme několik užitečných tipů, jak si každodenní práci (nejen) asistentky a office manažerky usnadnit. 

Sdílejte a sdílejte 

Veškeré důležité informace předávejte průběžně kolegům. Předejdete tak jejich zbytečným opakujícím se otázkám. Vytvořte na serveru sdílenou složku, kam budete nahrávat všechny důležité informace. Chystáte agendu na meeting? Naučte své spolupracovníky si ji přečíst na disku a ušetřete si čas posíláním mailu na jednotlivé distribuční listy. Nedej bože, abyste je všem tiskly! 

Skenujte s kytičkou  

Agendu máte sepsanou na počítači a do složky ji nasdílíte v cuku letu. Musíte ale často skenovat tištěné dokumenty a posílat je na různé adresáty? Usnadněte si práci a přednastavte si na tiskárně cestu požadavku, který tak zvládnete v sekundě. Na tiskárnách Xerox si jako ikonu akce můžete vybrat například kytičku. Každodenní skenování faktur a jejich posílání na účetní si tím zjednodušíte na jeden klik.   

Buďte mistryní překladů 

Znáte tu situaci, kdy si vaši kolegové myslí, že rozumíte všem jazykům a objednat zboží zvládnete klidně i v klingonštině? Ano, i to je pro asistentky běžná situace. Naštěstí existují možnosti, jak rychle přeložit jakýkoliv text. I když klingonština to zrovna nebude. Co když se ale jedná o překlad podkladů, které máte pouze vytištěné? Žádný problém! S multifunkční tiskárnou Xerox dneska lze podklady jednoduše naskenovat a pomocí apky Xerox Easy Translator Service text přeložit do více než 40 světových jazyků. Nevěříte? Přečtěte si více v tomto článku. 

Cestu vyúčtujte raz dva 

Leží vám na stole holdy nevyúčtovaných služebních cest vašich kolegů? Usnadněte si práci a skenujte si účtenky přímo do programu Concur. Apka od Xeroxu Connect pro Concur vám umožní několika jednoduchými kroky přímo na multifunkční tiskárně naskenovat více paragonů najednou, rychle je zkontrolovat a pak odeslat rovnou do výdajového systému. Ušetříte si tak spoustu času a přiznejte si, že často i nervů.  

Dobrá rada

Nejen asistentky, ale i všichni ostatní ve firmě si můžou zjednodušit každodenní práci, personalizovat si jednotlivé úkony přímo pro svoje potřeby. Aplikace ConnectKey® od Xeroxu vám umožní zefektivnit rutinní záležitosti, jako je například skenování dokumentů v různých formátech do odlišných cílových míst. Přečtěte si více o jednotlivých apkách v tomto článku, anebo si zdarma objednejte konzultaci s odborníky Xerox a zeptejte se na vše, co vás zajímá.

Čtěte dále: Chcete ve firmě šetřit peníze i životní prostředí? Řešení hledejte v tiskárnách