7. března 2019

Moderní kancelář není jen místem k práci. Má inspirovat a motivovat

Moderní kancelář. Ti, kteří si pod tímto pojmem představí pouze nejnovější technologie, se pletou. Moderní kancelář je především o lidech. Ti jsou při vytváření pracovních prostor základním elementem. Podle Milana Začala, senior sales managera společnosti TECHO, je měřítkem všeho právě člověk.

Jak podle vás vypadá moderní kancelář?

To je dobrá otázka a jde na ni odpovědět asi tisíci větami. Z mého pohledu je v podstatě každá kancelář moderní, pokud v ní pracují lidi, kteří tak smýšlejí. Není to o tom, že mám sebelepší sedačku, židli a další nábytek. Je to o zaměstnancích, a tak by všechny kanceláře měly být od lidí pro lidi.

Co tím přesně myslíte?

V každé práci samozřejmě záleží, co děláte, jak můžete být flexibilní. Mně k práci obchodníka stačí auto, notebook a chytrý telefon a můžu pracovat klidně z kavárny, ze sdíleného pracoviště, od klienta. Tohle je pro mě moderní kancelář. Určitě by ale nevyhovovala někomu z účtárny. Tam potřebují svůj stůl, monitor, šanony a skříně. Moderní kancelář je tedy ta, ve které člověk dostane všechny prostředky a vybavení k tomu, aby mohl dobře vykonávat svoji práci. Velmi důležitý je také přístup k jednotlivým generacím – X, Y a Z. Jsou to tři zcela jiné sorty. Pokud má zaměstnavatel ve firmě tento mix lidí, je nutné, aby si to uvědomil a přizpůsobil pracovní prostředí co nejlépe všem.

Jaké jsou současné trendy v oblasti kanceláří?

Historicky byly uzavřené kanceláře – jeden až dva lidi, vlastní autonomní prostor, gauč, tiskárna. Dnes je moderní open space. Je to velmi dobrý nástroj, jak lidi naučit spolu komunikovat, ale i ušetřit firmě peníze tak, aby se do daného prostoru vešla. Dnes se hodně používají tzv. activity based working prostory. To znamená, že ráno přijdete do práce a máte možnost si sednout tam, kde je v danou chvíli co nejlepší místo pro určitou aktivitu. Firmy tak mohou využít prostor kanceláře na maximum. Důležitá je flexibilita a efektivita nejen práce, ale právě i prostoru. Mít tedy agilní pracoviště s variabilním nábytkem, který přizpůsobujete potřebám jednotlivých týmů. Když vezmeme například firmu se sto zaměstnanci, tak nepotřebuje sto stolů, které nejsou všechny obsazené. Vhodný průměr je v takhle velké firmě 65 stolů. A toto číslo se bude ještě snižovat.

A co menší firmy, pro které flexibilita nepřichází v úvahu, anebo takové firmy, kde většina lidí potřebuje mít vlastní stůl? Jak v jejich případě zmodernizovat pracoviště?

Těmto firmám by měl zaměstnavatel nabízet zdravé pracovní prostředí. Tím nemyslím pouze čerstvý vzduch, ale také to, že v kanceláři bude dobře vyřešená akustika, kvalitní osvětlení a výměna vzduchu, ergonomie. Tyto věci jsou zásadní. A tímto na první pohled drobným přispěním jde v každé firmě udělat moderní pracoviště. Vzhled a cena nábytku jsou až druhotné. Důležité je, aby bylo prostředí pro jednotlivce řešené správně, lidé se v něm cítili dobře a pracovali efektivně. Přínosné jsou i relax zóny či zeleň v kanceláři. Každý z nás nevydrží sedět osm hodin na jednom místě, koukat do stejného šedivého stolu. Je potřeba, aby člověk párkrát denně vstal, rozhýbal se a otevřel mysl novým nápadům.

Jak důležitou roli hrají a budou hrát technologie?

Technologie jsou v kancelářích pro lidi. Je proto důležité, aby je správně využívali. Samotné technologie představují pouze prostředek k pohodlnější práci. Sdílení tisku, cloudových úložišť – to je budoucnost. Nemít tisíce skříní, být online. V tomto vidím příležitost kanceláří stát se flexibilnější. A do budoucna musejí být přizpůsobivé nejen kanceláře a technologie, ale i zaměstnanci. Flexibilita bude stále zesilovat svůj potenciál a určovat trend moderní firmy. Nebude to ale pouze o tom, že lidé budou moct pracovat z vlaku, kavárny. Důležitá je a bude možnost kooperovat s lidmi, komunikovat s nimi. To nikdy nevymizí.

Dobrá rada

Chcete mít i vy moderní kancelář? Začněte vybavením. Máte ve firmě deset tiskáren, ale ani jedna pořádně nefunguje? Nechte si udělat jejich audit a zjistěte, jaké je pro potřeby vašich zaměstnanců to nejlepší řešení. Nejenže budou pracovat efektivněji, ale také ušetříte finance. Chcete o auditu tiskáren ve firmě vědět víc? Přečtěte si tento článek, anebo kontaktujte přímo odborníky z Xeroxu.

Jak řešit správné umístění technických zařízení ve firmě?

O tomhle ve firmách samozřejmě mluvíme. Papír z kanceláří nikdy nevymizí, lidé ho jen tak nepřestanou používat. Tiskárny i další zařízení tak stále budou mít na pracovištích své čestné místo. Organizace prostoru je především práce architekta. Musí navrhnout interiér tak, aby do něj vše zapadlo. Například stroje nesmí rušit pracovníky, kteří vedle nich sedí. Tato věc se dá vyřešit rozdělením prostoru, například umístěním tiskárny v open spacu do akustické boudy. Proto je nutné získat všechny potřebné informace hned na začátku, při budování nebo rekonstrukci prostoru. Důležité také je nepřemýšlet jen nad současným stavem, ale i nad budoucností firmy v horizontu třeba deseti let.

Napadá vás na závěr nějaká univerzální rada, jak udělat kancelář modernější?

Ta neexistuje. Všechny firmy mají svoje postupy, požadavky, tradice a identitu. Každá je jiná a je potřeba k ní přistupovat individuálně. Právě to je na tom to hezké. Každý si může s kancelářemi vyhrát. Není to o koupi luxusní sedačky či technologie tam, kde ji nepotřebují. Kanceláře musejí být vytvářeny intuitivně pro lidi, aby jim pomáhaly a neomezovaly je. Firma je jako živý organismus. Zaměstnanci se přirozeně mění a jejich potřeby stejně tak. Toto je potřeba sledovat.

Čtěte dále:

Tipy pro mladé byznysmeny: Sedřít se z kůže? To už se dneska nenosí

Milan Začal

Milan Začal

Milovník a znalec designu. Vystudoval UMPRUM, aby se poté s entuziasmem sobě vlastním pustil do světa kancelářských interiérů a obchodu. Založil mezinárodní konferenci TechoCon a společně s Šimonem Opekarem, se kterým pracuje ve společnosti TECHO, je jejím hnacím motorem.