2. července 2019

„Každá kancelář má svá silná místa a slabiny. Odhalte je,” říká Zuzana Lebedová ze společnosti Mindio

Něco u vás ve firmě nefunguje a nemůžete přijít na to, co vašim zaměstnancům vadí? Na vině může být špatně navržená kancelář, nedostatek soukromí, ale taky třeba jen špatná káva. Přijít na to, co za tím stojí, můžete „otestováním” vašich zaměstnanců. „Smyslem naší analýzy je otevřít ve firmě témata, která jsou důležitá, ale jsou skrytá pod povrchem a mohou vytvářet problémy,” říká Zuzana Lebedová ze společnosti Mindio.

Kancelář

Jaké bývají nejčastější problémy v kancelářích? 

Možná vás moje odpověď překvapí, ale není to nic konkrétního. Nejde říct, že nejčastějším problémem v kanceláři je třeba open space. Jde spíš o několik vzájemně souvisejících konfliktů, obvykle hodnotových, které v různých společnostech mohou nabývat odlišných podob. 

S jakými konflikty se tedy setkáváte nejčastěji? 

Pro spoustu zaměstnanců je dnes asi nejvyšší hodnota flexibilita a samozřejmě očekávají, že pracovní prostředí bude tuto hodnotu respektovat. Dalším typickým konfliktem je „work life balance”. Lidé jsou dnes smíření s tím, že tráví v práci hodně času. Chtějí ale mít prostor na svoje soukromé záležitosti, hovory, mít možnost v klidu a dobře se najíst. Nakonec ještě musím zmínit úplně klasický konflikt, který je asi nejčastější, a to konflikt osobní prostor versus potřeba kooperace. Týmy potřebují mít prostředí uzpůsobené tomu, aby mohly co nejlépe spolupracovat. Zároveň ale každý z nás potřebuje mít svůj osobní prostor, kde se věnujeme analytické, kreativní, nebo jiné individuální činnosti, která vyžaduje soustředění. 

Sledujete nějaké trendy v tom, které problémy jsou pro firmy společné? 

Trendy vychází právě z těch zmiňovaných konfliktů. Pro lepší názornost zkusím být úplně konkrétní. Tak například káva a toalety mají vždy vysokou prioritu. Káva je symbolem toho, jaký má zaměstnavatel vztah k potřebám lidí a k jejich rituálům. Jak je vnímán čas na kávu, jak kvalitní je firemní káva… Důležitý je třeba i ekologický postoj k jejímu podávání. Pro někoho jsou nepředstavitelné plastové kelímky či jednorázové kapsle. Dnes také stále častěji vznikají firemní kavárny. 

Co technologie a firmy? Lze v jejich případě sledovat nějaké konflikty?

Podle našich výsledků často lidi stresuje právě chytrá kancelář. Nic si nezapnou tlačítkem, všechno řídí aplikace v mobilu. Nemám ale dost podkladů pro to, abych mohla mluvit v obecné rovině.  

S jakými problémy se na vás firmy obrací?

Důvody jsou různé. Jedním z nich bývá latentní, nebo naopak úplně zjevná nespokojenost v týmu, která může nějak souviset s pracovním prostředím. U větších klientů je to také forma benefitu. Zadavatel tím říká: „Zajímá nás, jak se tady cítíte. Je něco, co můžeme vylepšit?” Pak jsou to zcela praktické, finanční důvody. Firma například plánuje relokaci či restrukturalizaci a chce vědět, co ve stávajícím prostředí zaměstnancům vyhovuje a nevyhovuje. 

Můžete nám přiblížit, co Mindio firmám přesně nabízí? 

Náš software je postavený na cca 60 standardizovaných pojmech, jejichž prostřednictvím snímáme odpovědi respondenta. Pojmy můžeme a často musíme upravit na míru podle potřeb klienta na základě vstupního rozhovoru. Klientovi dáváme jak syrová data ve formě tabulek a grafů, tak analýzu a interpretaci výstupů. Všechna vložená data jsou samozřejmě anonymní – jde o to, aby respondenti mohli být maximálně otevření. Klientům dáváme i doporučení vycházející z naší zkušenosti. Nemohou ale čekat rady typu přestěhujte se z Prahy 4 na Prahu 6 a zaměstnanci budou šťastní. (smích) 

Nemohou zaměstnanci ovlivnit samotné výsledky, zkreslit je?   

Systém se nedá ovlivnit a získané reakce nejsou mentálně korigovány. Je postavený na metodě barvově-slovních asociací, což je moderní komplexní psychodiagnostická metoda, vycházející z práce švýcarského psychologa Maxe Lüschera. Uprostřed monitoru se objeví slovo nebo slovní spojení, okolo je v barevné škále osm základních barev. Respondent si to slovo přečte, vysloví ho a vybere tři barvy. Svou roli hraje volba barev, jejich pořadí, reakční doba. Snímač také obsahuje způsoby, jak odhalit, pokud se někdo pokouší systém ovlivnit, a tyto odpovědi jsou automaticky vyřazeny. 

Pro jaký typ a jak velké firmy je software vhodný? 

Mindio zkoumá skupinovou dynamiku, za nejmenší možnou skupinu považujeme čtyři respondenty. Čím je tým větší, tím jsou vysledované tendence silnější. 

Můžete uvést nějaký konkrétní příklad, jak jste některé firmě pomohli? 

Vždy je zajímavé, pokud analýza přinese výstupy, které si zdánlivě protiřečí. Jednou takovou kontroverzí byl tým, který se profiloval jako velmi koherentní, respondenti vyjádřili velmi pozitivní asociace týmové kooperaci. Na druhou stranu ale jejich zasedačka soustředila maximum negativních asociací. To jim nedávalo smysl. Nám ale ano. Zasedačky jsou pro lidi emočně „prázdná“ místa, území „nikoho“, často spojená s velmi negativními konotacemi, to už v Mindiu víme. Ve společnosti přesunuli svoje interní porady do chill-out zóny a myslím, že by potvrdili velký pozitivní efekt této změny. Vždycky mě potěší, když na závěrečné prezentaci vidím, že zjištěné výsledky s klienty rezonují. Že se nám podařilo pojmenovat to, co si mysleli, a nyní k tomu mají i objektivní data.

Dobrá rada

Jste v práci spokojení, ale používání tiskárny vás přivádí k šílenství? Nemusí. Pomocí multifunkční tiskárny od Xeroxu a technologii ConnectKey můžete pracovat snadno a rychle. Aplikace vám umožní zautomatizovat každodenní úkony, jako je například skenování faktur a jejich odesílání účetní jedním klikem. Chcete vědět víc? Sjednejte si bezplatnou konzultaci s odborníky z Xeroxu a ukončete své trápení.

Čtěte dále: Moderní kancelář není jen místem k práci. Má inspirovat a motivovat

Zuzana Lebedová

Zuzana Lebedová

Zuzana Lebedová působí jako marketingová specialistka v oblasti architektury a designu pro agenturu Idealab. Od počátku byla u zrodu internetové aplikace Mindio jako spoluautorka a výkonná ředitelka. Mindio je pro ni tím, co na poli kancelářských interiérů chybělo: exaktním nástrojem, díky němuž je možné lépe rozvíjet potenciál jednotlivců i týmů, zvyšovat jejich efektivitu a společnostem tak výrazně snižovat náklady.