7. března 2019

7 tipů, jak na pracovní e-mailovou komunikaci

Bože, to je ale analfabet! Říkáte si tuto větu po přečtení mailu často? Chyby při psaní děláme občas každý. To se prostě stane. Pokud ale chcete působit důvěryhodně, v pracovní komunikaci si na ně dejte obzvlášť pozor. Na co se při psaní e-mailů zaměřit?

1

Zaujměte předmětem

Nad hlavním tématem e-mailu se pořádně zamyslete. Předmět musí adresáta zaujmout, aby zprávu vůbec otevřel, a také aby věděl, že se nejedná pouze o spam. Další doporučení zní: Smajlíky v předmětech mailů omezte pouze na soukromou komunikaci – do té pracovní, i když uvolněné, se zkrátka nehodí.

2

Vyhrajte boj s oslovením

Řediteli, pane, nebo prostě jen Pepo? Jak adresáta na začátku e-mailu správně oslovit, s tím občas bojujeme všichni. Zvláště pak u různých zapeklitých jmen. U velmi formální komunikace zvolte titul nebo funkci adresáta. Nejběžnější je pak příjmení. A co křestní jméno? I tento formát oslovení je v některých odvětvích a firmách běžným stylem komunikace. Komu si opravdu můžete dovolit psát křestním jménem, musíte ale posoudit sami. Obecně platí, že oslovovat vždy musíte 5. pádem. Tedy ne „pane Novák”, ale „pane Nováku”. Se správným tvarem pomůže třeba tento generátor.

3

Pište s klidnou hlavou

Uděláte lépe, když se vyhnete psaní e-mailu v momentě, kdy jste zrovna rozčilení. Počkejte, až budete mít klidnou hlavu. Raději se také vyhýbejte ironii a sarkasmu. Adresát je nemusí v psané formě poznat. Všichni v práci vtipkujeme, abychom nezískali titul „pruďas měsíce“. Přesto si žertíky nechte spíše do interních chatů. Může se totiž stát, že se v mailové kolonce příjemců ukliknete a zprávu pošlete osobě, které se vaše srandičky týkají. Umíte si představit ten trapas!

Dobrá rada

A s čím vám může v emailové komunikaci pomoci „obyčejná” tiskárna? Věděli jste například, že naskenovaný soubor můžete poslat nejen na určitou adresu, ale dokonce si na tiskárně přednastavit průvodní text? Na tiskárnách Xerox jednoduše jedním kliknutím odešlete například fakturu vaší účetní. Nejen tyto možnosti nabízí technologie ConnectKey. Chcete vědět víc? Přečtěte si tento článek, anebo se zeptejte odborníků z Xeroxu.

4

Místo psaní románů radši zavolejte

Své sdělení formulujte stručně a jasně. Přesně taková má e-mailová komunikace být. Dáváte dohromady sáhodlouhý román? V tom případě radši zvedněte telefon. Používejte čitelné písmo, jako je třeba Arial nebo Calibri, a to nejlépe ve velikosti 10 až 12. Odstavce oddělujte prázdnými řádky, ať je text přehlednější. Pokud to není záměr, nepoužívejte pro celá slova či věty verzálky, protože jsou obvykle chápány jako zvýšení hlasu. 

5

Dejte pozor na gramatiku

Když e-mail dopíšete, raději si ho po sobě minimálně jednou přečtěte. Všechny možné gramatické chyby, jako je dnes už evergreen se skloňováním slovesa být, tu nemá smysl vyjmenovávat. Ale co takové velké V? Je správně Vás, nebo vás? Velké písmeno je na místě, pokud píšete formálně někomu, komu chcete ukázat, že si ho vážíte. V korespondenci mířené kolegovi to není nutností. Důsledně ale hlídejte, aby byla všechna oslovení v daném mailu napsaná stejně.

6

Nepokazte dojem rozloučením

Mrkněte se, jak jste oslovili adresáta na začátku e-mailu, ať se na konci neopakujete. Formální klasikou „S pozdravem” nebo „S přáním pěkného dne” rozhodně nic nezkazíte. Pozor dejte hlavně na interpunkční znaménko. To se za pozdravnými formulemi, jako je například „Zdraví”, nepíše. Výjimkou jsou větné pozdravy. Na konec mailu připojte vlastní vizitku. Ta je v pracovní komunikaci samozřejmostí, především pokud komunikujete s někým, koho příliš neznáte.

7

Pár rad nad zlato

Pozor si dejte na pokyn „odpovědět všem”, v angličtině „reply to all”. Ať se váš nejapný vtípek nedostane do schránek všech vašich kolegů.

Také neváhejte s odpovědí. Nemusíte na mailu viset neustále, ale jestliže nejste na dovolené a nezadali jste si automatickou odpověď, že se ozvete až po návratu, je slušností napsat zpět do 48 hodin. Pokud odpovíte později, omluvte se adresátovi, že se ozýváte až nyní.